MACAM-MACAM PERALATAN KEARSIPAN
Nama :
Rolamida Lintang Kumala
Kelas :
X AP 2
No. Absen :
24
SMK NEGERI 7 YOGYAKARTA
TAHUN AJARAN 2016/2017
MACAM-MACAM PERALATAN KEARSIPAN
A. Jenis
peralatan kearsipan yang berupa berkas lipatan
1. Stopmap
(map berdaun)
yaitu map yang terdapat daun penutup pada
setiap sisinya.
Kegunaan :
stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi
dapat juga untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif..
Cara penggunaan: kumpulan arsip dapat
dibendel atau diikat dengan menggunakan tali dan diletakkan dalam stop map lalu
ditutup dengan daun penutup yang berfungsi untuk menopang surat yang ada
didalamnya agar tidak jatuh.
2. Snelheckter
(map berpenjepit)
yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah
map.
Kegunaan :
untuk menyimpan arsip yang pada umumnya bersifat inaktif, tetapi dapat juga
untuk menyimpan arsip aktif.
Cara penggunaan: arsip harus dilubangi
menggunakan perforator terlebih dahulu sebelum diletakkan dengan penjepit
didalamnya.
3. Brief
Ordner (map besar berpenjepit)
Semacam map dan karton tebal yang dapat
menampung banyak arsip dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang
telah dipervoratar/dilobangi pinggirnya,
Berfungsi untuk membantu dalam mem-filing
serta merapikan dan melindungi dokumen penting dari cara penyimpanan yang
salah.
Cara penggunaannya; Arsip akan disimpan di
dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Masukkan
dalam mesin penjepit yang ada di brief ordner
4. Folder
yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun
penutup. Map ini berupa lipatan kertas
tebal/plastic saja.
Kegunaan :
karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip
yang selanjutnya akan dimasukkan kedalam kotak arsip secara vertical.
Cara penggunaan: arsip diletakkan dalam
map, dan tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) ditulisi judul/label
tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
B. Jenis
peralatan kearsipan yang berupa lembaran
1. Guide
Kegunaan :
guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan pemisah dalam
penyimpanan arsip.
Cara penggunaan: guide ditempatkan di depan
folder jika penyimpanan arsip menggunakan filling cabinet, atau dapat juga di
depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran
disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika
arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka
badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip
ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
C. Jenis
peralatan kearsipan yang berupa prabot
1. Filing
Cabinet
Berfungsi untuk menyimpan arsip atau berkas
yang masih bersifat aktif. (berbentuk laci)
Cara penggunaanya:
1. Mengindeks
atau memberi kode surat tersebut.
2. Menyortir
atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.
3. Menyimpan
surat kedalam map/ folder, emudian dimasukkan kedalam almasri arsip/filing
cabinet.
2. Cupboard
Kegunaannya; Alat untuk menyimpan arsip
yang berbentuk lemari dan didalamnya berisi box file.
Cara penggunaanya:
1. Kelompokan
file kedalam box file
2. Beri
kode pada box file
3. Masukan
box file kedalam cup board sesuai dengan jenisnya masing masing.
3. Rak
Arsip
Lemari tanpa pintu berfungsi untuk tempat
menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).
Cara penggunaanya: arsip-arsip yang akan
disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan kedalam ordner atau kotak
arsip. Ordner atau kotak arsip
ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip,
yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip yang ada di
dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari
kayu atau besi.
4. Cardex
Berfungsi untuk menyimpan kartu indeks
dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
Cara penggunaanya: Kartu indeks diletakkan
didalam laci Cardex Cabinet. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastic
tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini
terbuat dari bahan besi baja.
D. Jenis
peralatan kearsipan yang berupa mesin dan alat
1. Perforator
Kegunaan :
alat untuk melubangi kertas/kartu.
Cara penggunaan: Siapkan kertas yang akan
diberi lubang, maksimum 10 lembar.
Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah,
lalu tepi kertas diratakan. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi
tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator. Tangkai perforator
ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.
2. Stapler
Kegunaan :
alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.
a. Stapler
kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10
lembar kertas.
b. Stapler
sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar
kertas.
c. Stapler
besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar
kertas.
Cara penggunaan: Stapler digerakkan dengan
menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru
berfungsi apabila diisi dengan staples. Sejumlah surat yang akan distapler
diletakkan pada ujung stapler (tepat dimana staples akan keluar) dan
ditekan/dijepret secara manual.
3. Paperclips
Berfungsi untuk menjepit kertas/ menyatukan
surat-surat dan lampiran-lampirannya.
Cara penggunaanya: Satukan kertas dengan
mengunakan penjepit agar surat surat dapat menyatu.
0 komentar:
Posting Komentar